Tu veux offrir une expérience inoubliable à tes voyageurs, sans y passer tout ton temps ? Alors, ne sous-estime pas la puissance d’un livret d’accueil bien pensé. Ce petit document, souvent négligé, peut transformer ton organisation, rassurer tes clients, et t’éviter bien des messages de dernière minute. Mais pour que ce livret d’accueil joue pleinement son rôle, il ne suffit plus de créer un document Word, de l’imprimer et de le poser dans un coin de ta location courte durée.
Dans cet article, je t’explique pourquoi et comment créer un livret d’accueil qui sera lu par tes voyageurs.
Pourquoi créer un livret d’accueil pour ta location saisonnière ?
Imagine : tes voyageurs arrivent, fatigués, parfois un peu stressés. Et là, tout est fluide. Ils trouvent facilement les clés, comprennent comment fonctionne le chauffage ou la machine à café, et savent déjà où aller dîner ce soir. Tu n’as même pas eu besoin de répondre à un seul SMS.
Le livret d’accueil, c’est ton bras droit : il anticipe les besoins, fluidifie la communication, et contribue à une expérience client sereine et personnalisée.
C’est aussi un outil stratégique : un livret d’accueil bien conçu augmente la satisfaction client, améliore les avis, et limite les sollicitations. Bref, il te fait gagner du temps et des points sur les plateformes.
Que doit contenir un bon livret d’accueil ?
Un bon livret d’accueil, c’est celui qui va à l’essentiel tout en étant chaleureux et rassurant.
Voici les éléments à intégrer, organisés par thématiques pour faciliter la lecture :
Un mot de bienvenue
La première page doit tout simplement être un mot de bienvenue de ta part. Ce mot n’a pas besoin d’être très long, au contraire : un paragraphe peut suffire. Il doit être chaleureux et surtout donner l’envie au lecteur de lire la suite.
Dans l’optique de créer un livret d’accueil qui soit pratique, continue tout simplement par un sommaire.
L’historique de ta location saisonnière
Ensuite, si tu le souhaites (cette partie est facultative), tu peux écrire une page concernant l’histoire de ton établissement. Pourquoi tu as décidé de le créer, quels travaux tu as effectués. Et si tu as des photos d’avant / après les travaux, c’est l’occasion de les glisser, mais attention, seulement si elles sont qualitatives. Cette partie permettra d’assouvir la curiosité de certains voyageurs et leur permettra de faire plus ample connaissance avec toi en tant qu’hôte.
Les informations pratiques
Ensuite, crée une partie dans ton livret d’accueil qui contient les informations importantes à connaître s’il devait arriver un problème ou une mésaventure à tes clients. Cette liste peut inclure par exemple les coordonnées de la gendarmerie la plus proche, l’hôpital, un vétérinaire (si tu acceptes les animaux), le numéro de téléphone des pompiers, etc… Pense surtout aux voyageurs internationaux qui ne connaissent pas forcément le système de soins français.
Un guide de la maison
Dans une nouvelle rubrique, insère un guide de la maison. Sans parler de règles, indique les informations que les voyageurs doivent connaître sur ta location courte durée pour que leur séjour se déroule au mieux. Donne toujours l’impression que ces « règles » existent pour leur bien-être. Fais figurer ici les modalités et horaires de check-out, le système de gestion des déchets, les règles de copropriété si ton hébergement est dans un immeuble, les instructions de parking, indique si l’hébergement est non-fumeur, etc… Tu peux également inclure la procédure à suivre s’ils venaient à endommager quelque chose.
Les manuels d’utilisation de tes équipements
Dans la rubrique suivante, insère les manuels d’utilisation des éléments à la disposition de tes voyageurs dans ta location courte durée. Il n’y a rien de plus frustrant pour un voyageur que de chercher pendant des heures à comprendre comment fonctionne tes appareils. Cela évitera également qu’ils endommagent ton équipement en l’utilisant de la mauvaise façon. Tu peux donc donner des instructions concernant la télévision, le Wifi (mot de passe), le lave-linge, le lave-vaisselle, le spa, le sauna, le thermostat, les outils de cuisine, le barbecue, la cheminée, etc… Encore une fois, pense aux voyageurs internationaux. Ne te contente pas de copier/coller les notices : fais simple, l’objectif est de leur faciliter la vie pour qu’ils passent un agréable séjour.
Les choses à faire et à voir
Dans cette rubrique, fais figurer un guide des activités (et des visites) aux alentours de ton établissement. C’est l’occasion idéale de partager tes bons plans et bonnes adresses. Les voyageurs qui réservent des établissements indépendants veulent éviter le tourisme de masse et sortir des sentiers battus. Tes recommandations personnelles seront très appréciées.
Fais-y figurer les informations suivantes :
- Restaurants, bars et cafés que vous appréciez ;
- Meilleurs commerçants de la ville (boulangerie, épicerie, boucher, fromager, etc…) ;
- Marché le plus proche ainsi que ses horaires d’ouverture ;
- Meilleures adresses pour une escapade shopping ;
- Activités intérieures en cas de mauvais temps (théâtre, cinéma, salle de spectacles, bowling, etc…) ;
- Activités de plein air (piscine, plage, randonnées, piste cyclables, etc…) ;
- Activités culturelles (musées, conférences, guides touristiques, etc…) ;
- Contacts de partenaires si tu en as (masseur, professeur de yoga, guide touristique, chef à domicile, etc…) ;
- Transports (l’arrêt de bus le plus proche, la gare, l’aéroport, une compagnie de taxi, etc…).
Finalement, les informations que tu choisis de faire figurer dans cette rubrique ne seront limitées que pas ton imagination. Tu peux y faire figurer tout ce que tu souhaites l’important est que cela soit bien organisé, clair et bien présenté de telle sorte que les voyageurs aient envie de lire ton livret d’accueil.
Les infos de départ
Cette section est essentielle pour terminer le séjour sur une note fluide et professionnelle. Elle permet à tes voyageurs de quitter le logement sereinement, sans se poser mille questions.
- Heure de check-out
- Consignes de départ
- Restitution des clés
- Contacts utiles
- Incitation à laisser un avis
Et d’un point de vue éthique, on en parle ?l
Ton livret d’accueil est aussi une opportunité d’éduquer avec bienveillance : tri sélectif, consommation d’eau, respect du voisinage. Propose des alternatives responsables, valorise la biodiversité locale, incite à consommer local.
Le livret d’accueil numérique : pratique et à jour
Ton livret d’accueil est aussi une opportunité d’éduquer avec bienveillance : tri sélectif, consommation d’eau, respect du voisinage. Propose des alternatives responsables, valorise la biodiversité locale, incite à consommer local.
Livret d’accueil numérique : pratique et à jour
Aujourd’hui, le livret d’accueil numérique joue un rôle central dans l’expérience client dès la réservation. Il devient un véritable outil de communication proactif, un concierge digital accessible 24/7.
Un livret digital, c’est une interface intuitive, accessible sur smartphone ou ordinateur, sans téléchargement. Il est mis à jour en temps réel, avec des liens cliquables, vidéos, une expérience utilisateur fluide.
Le marché propose de nombreuses solutions de livret d’accueil digital. Parmi elles, SUNVER, que je recommande vivement. Cet outil propose une personnalisation, une traduction automatique, une interface professionnelle et une expérience client haut de gamme.
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💡 Conseil Helonest : ajoute un QR code visible dans le logement pour un accès immédiat.
Le livret d’accueil papier : chaleureux et rassurant
Mais si tu n’es pas convaincu par le livret d’accueil numérique, le livret papier est toujours très apprécié par les voyageurs plus traditionnels ou moins connectés. Il donne un sentiment d’attention personnalisée et reste facilement accessible, posé sur la table. Mais pour qu’il soit lu par tes voyageurs, tu vas devoir redoubler d’effort pour soigner son apparence.
Voici quelques conseils pratiques pour un livret d’accueil papier efficace :
- Imprime-le en couleur avec une mise en page aérée et lisible.
- Utilise un outil de mise en page efficace : oublis Word et utilise Canva à la place (il existe des templates)
- Prévois une reliure simple ou un classeur transparent pour faciliter la mise à jour.
- Mets-le en évidence à l’arrivée, avec un petit mot manuscrit si tu peux.
Pourquoi le livret d’accueil est essentiel pour améliorer l’expérience client ?
Un bon livret d’accueil, ce n’est pas juste un document utile. C’est un outil stratégique, une attention délicate, et un pilier de ton hospitalité. C’est lui qui te permet d’anticiper, d’alléger ta charge mentale, et de transformer l’expérience de tes voyageurs en séjour fluide, accueillant et sans accrocs.
Chez Helonest, je crois profondément que chaque interaction avec ta location courte durée est une opportunité de marquer positivement l’esprit de tes clients. Et le livret d’accueil, qu’il soit papier ou digital, incarne cette ambition : il reflète ton sérieux, ton attention aux détails, et ton envie de bien faire.
Alors ne le bâcle pas, ne le repousse pas à plus tard. Prends le temps de le créer avec soin, en pensant à tout ce qui pourrait faciliter le séjour de tes voyageurs. Tu verras : ils te le rendront, souvent avec un avis client 5 ⭐ et parfois même un grand sourire à la clé.
💡 Et si tu veux gagner du temps, tu peux t’appuyer sur des outils comme SUNVER ou me contacter pour réserver une séance de coaching pendant laquelle nous travaillerons ensemble sur le parcours client de ta location saisonnière.
